과거와 달리 안전 및 보건업무로 만들어야 하는 서류들이 상당히 많다보니 금세 각종 서류들로 캐비넷을 꽉 채우곤 합니다. 파쇄를 하고 싶어도 각각의 안전자료마다 보존기한이 있고 서류 보존기한 미준수 시 노동청의 처벌이 두렵기도 할텐데요.
오늘은 산업안전보건법에 따라 작성한 각종 서류들의 보존기한 및 과태료 기준에 대해서 알아보겠습니다.
1. 서류 보존기한
먼저, 산업안전보건법 상 의무주체별로 작성하는 자료들의 서류 보존기한에 대해서 알아보겠습니다.
산업안전보건법에는 소속 근로자들의 산업재해 예방을 위해 사업주가 작성하는 자료뿐만 아니라 각종 지정기관이나 산업안전지도사 등이 작성하는 자료도 있습니다.
의무주체에 따른 보존해야 하는 서류를 구분하여 작성하였으니 꼼꼼히 읽어보시기 바랍니다.
사업주
먼저 사업주가 작성하는 자료들의 보존기한은 다음과 같습니다.
(1) 안전보건관리책임자, 안전관리자, 보건관리자, 안전보건관리담당자, 산업보건의 선임에 관한 서류
각종 선임에 관한 서류로는 선임계, 자격사항, 직무교육 이수증 등이 있으며 보존기한은 3년입니다.
3년이 경과하기 전까지는 선임 문서 일체를 보관해야 하며 담당자가 퇴사하거나 변경된 경우에도 파쇄하실 수 없습니다.
(2) 산업안전보건위원회 또는 안전 및 보건에 관한 협의체 회의록
산업안전보건위원회를 개최하는 사업장 또는 도급 사업주로서 안전 및 보건에 관한 협의체를 개최할 때에는 회의 결과 등을 기재한 회의록을 작성해야 하며, 회의록은 2년 동안 보존해야 합니다.
만약 우리 사업장이 산업안전보건위원회 설치 대상인지 모르거나 어떻게 운영하는지 알고 싶다면 아래 링크한 게시글을 참고하시기 바랍니다.
(3) 안전조치 및 보건조치에 관한 사항으로서 고용노동부령으로 정하는 사항을 적은 서류
“안전조치 및 보건조치에 관한 사항”은 산업안전보건기준에 관한 규칙 제439조, 제468조, 제509조에 따라 근로자가 특별관리물질, 허가대상유해물질, 금지유해물질을 취급·제조·사용할 때 작성해야 하는 자료를 뜻합니다.
작성 내용으로는 취급·제조·사용하는 근로자의 이름, 취급·제조·사용 물질의 명칭, 취급·제조·사용량, 작업내용, 착용한 보호구 및 누출, 오염, 흡입 등의 사고가 발생한 경우 피해 내용 및 조치사항 등이 있으며 해당 자료의 보존기한은 3년입니다.
(4) 산업재해의 발생 원인 등 기록 서류
사업장에서 소속 근로자가 업무 중 산업재해를 당했을 때는 산업재해 원인, 재발방지대책을 기록한 서류를 보존해야 합니다.
만약 산업재해조사표를 작성하여 관할 노동청에 제출했다면 제출한 산업재해조사표를 보관하시면 됩니다.
산업재해조사표 및 각종 산업재해 발생원인 기록 서류들의 보존기한은 3년입니다.
(5) 유해성·위험성 조사에 관한 서류
산업안전보건법 제108조제1항, 제109조에 따라 화학물질의 유해성·위험성 조사를 실시한 경우, 조사결과 등에 관한 서류는 3년 동안 보존해야 합니다.
(6) 작업환경측정에 관한 서류
사업주는 산업안전보건법에 따라 작업환경측정 대상 유해인자를 취급할 때에는 반기별로 작업환경측정을 실시하여야 합니다.
이 때 우리 사업장의 작업환경측정 관한 서류 중 계약서, 예비조사 등의 서류는 보존기한이 3년이나,
작업환경측정 결과서는 보존기한이 5년으로 차이가 있다는 점 유의하식 바랍니다.
> 작업환경측정 대상 유해인자, 실시주기 및 과태료 <
(7) 건강진단에 관한 서류
사업주는 소속 근로자들에게 상황에 따라 일반건강진단, 특수건강진단, 임시건강진단, 수시건강진단 등을 실시해야 합니다.
건강진단은 소속 근로자들의 질병이나 업무적합 여부를 판단하는 요소로 법적 주기에 맞춰서 실시할 수 있어야 합니다.
그 중에서도 특수건강진단은 벤젠, 톨루엔, 석면 등 유해인자를 취급하는 근로자들의 건강상태를 확인하는 것이므로 주기에 따라 실시하는 것이 매우 중요합니다.
작업환경측정과 마찬가지로 건강진단결과에 관한 서류는 보존기한 5년, 그 외의 서류들은 보존기한 3년입니다.
석면 관련 서류
아시는 분들은 아시겠지만 석면은 발암물질로서 현재는 제조 또는 사용음 금지하고 있습니다.
다만, 과거 건축된 건축물 중에서는 석면을 함유한 자재를 사용한 곳이 많기 때문에 석면을 해체할 때에는 석면조사를 실시해야 하고 전문업체를 통해 해체해야 합니다.
(1) 일반석면조사 또는 기관석면조사 결과
일반석면조사를 실시한 건물 소유주 등은 일반석면조사 결과를 해당 건축물의 해체·제거작업이 종료될 때까지 보존해야 하며,
기관석면조사를 실시한 경우에는 해당 석면조사기관에서 그 결과 서류를 3년 동안 보존해야 합니다.
(2) 석면해체·작업에 관한 서류
석면해체·제거업자는 석면을 해체 또는 제거할 경우 아래의 서류들을 30년간 보존해야 합니다.
- 석면해체·제거작업의 명칭 및 소재지
- 석면해체·제거작업 근로자 인적사항
- 작업의 내용 및 작업기간
석면해체·제거작업에 관한 서류 보존기한이 30년이나 되는 이유는 석면으로 인한 질병은 단기간 나타나지 않고 최대 30년 뒤에도 악성중피종, 폐암 등이 발병할 수 있기 때문입니다.
2. 서류 보존방법
앞에서 산업안전보건법 서류들의 보존기한을 살펴봤습니다.
그렇다면 각종 서류들을 보관하는 방법은 크게 두 가지로 나뉩니다.
(1) 서면 자료 그대로 보관
먼저 많은 사업장에서 현재까지 이행하는 방법으로 작성한 서류를 서면 그대로 보관하는 방법입니다.
중소규모 사업장에서는 비교적 안전서류가 많지 않기 때문에 서면자료 그대로 관리를 하셔도 큰 어려움은 없어 보입니다.
다만, 근로자 수가 많은 대기업 사업장의 경우 안전서류의 양이 상당하기 때문에 물리적 공간을 차지할 뿐만 아니라 제 때 정리하지 않으면 다시 찾기 어렵다는 단점이 있습니다.
(2) 전산입력 자료 보존
다음은 서면 자료를 전자적 형태로 변형하여 PC에 보관하거나 내부 전산망을 통한 방법입니다.
요즘 고용노동부에서도 민원 서류들을 전자접수의 형태로 바꿔가고 있으며 사업장에서도 자료를 스캔하여 PDF 형태로 보관한다면 훨씬 더 관리하기 효율적일 것이라 생각합니다.
3. 서류 보존기한 미준수 과태료
마지막으로 서류 보존기한 미준수 시 과태료 규정에 대해서 알아보겠습니다.
간혹 관할 노동청에서 점검이나 감독을 실시할 때에는 다양한 서류들을 요구하곤 합니다.
이 때 요구하는 서류들의 보존기한을 준수하지 않아 자료가 없을 경우 1차 30만원, 2차 150만원, 3차 300만원의 과태료가 부과될 수 있습니다.
또한 이는 서류 1개당 과태료 금액이기 때문에 여러 건의 서류들을 보존하지 않았다면 수천만원까지 과태료가 부과될 수도 있다는 점 유의하시기 바랍니다.
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